Politika e Privatësisë

1. Kush Jemi Ne

SmileSync është një platformë SaaS (Software as a Service) e zhvilluar për klinikat dhe praktikat dentare. Platforma ofron një asistent virtual me AI që vepron si recepsionist: komunikon me pacientët përmes WhatsApp për të rezervuar takime, konfirmuar oraret dhe për t'iu përgjigjur pyetjeve bazë administrative.

Operatori i platformës — klinika ose dentisti — është kontrolluesi i të dhënave për pacientët e tij. SmileSync vepron si përpunues i të dhënave në emër të tyre.

2. Çfarë Të Dhënash Mbledhim

Në varësi të rolit tuaj, platforma mund të mbledhë llojet e mëposhtme të të dhënave:

Të dhënat e operatorit (klinika / dentisti):

• Emri i plotë, adresa e email-it dhe numri i telefonit
• Detajet e klinikës (emri, adresa fizike, numri i klinikës me të cilin AI komunikon me pacientët tuaj)
• Kredencialet e hyrjes (email + fjalëkalim i enkriptuar)
• Preferencat e konfigurimit të orareve dhe shërbimeve

Të dhënat e pacientëve (mbledhur nga asistenti AI):

• Emri i plotë dhe numri i telefonit / email-i
• Data dhe ora e kërkuar për takimin
• Lloji i shërbimit dentar të kërkuar
• Historiku i bisedës me asistentin AI (tekst)
• Statusi i takimit (konfirmuar, anuluar, riorganizuar)

Të dhëna teknike:

• Adresa IP dhe lloji i shfletuesit / pajisjes
• Koha e hyrjes dhe aktiviteti brenda platformës (logs)
• Cookie sesioni për menaxhimin e hyrjes

3. Si i Përdorim Të Dhënat Tuaja

• Për të operuar asistentin AI dhe për të menaxhuar oraret e takimeve
• Për t'u dërguar pacientëve konfirmime dhe kujtesa takimesh (SMS / email)
• Për të autentikuar dhe mbrojtur llogaritë e operatorëve
• Për të analizuar performancën e platformës dhe për të zbuluar gabime teknike
• Për të përmbushur detyrimet ligjore dhe rregullatore
• Për të komunikuar me operatorët në lidhje me përditësimet dhe ndryshimet e shërbimit

4. Asistenti AI — Si Funksionon

Asistenti virtual i SmileSync komunikon me pacientët përmes WhatsApp për t'i ndihmuar të rezervojnë, ndryshojnë ose anulojnë takime. Asistenti:

• Konfigurohet nga klinika (oraret, shërbimet e ofruara, gjuha e komunikimit)
• Nuk merr vendime mjekësore dhe nuk ofron këshilla klinike
• Regjistron bisedat vetëm për qëllime administrative (menaxhimi i takimeve)
• I informon pacientët se po komunikojnë me një asistent të automatizuar

Bisedat ruhen për periudhën e nevojshme operacionale (maksimumi 12 muaj) dhe më pas fshihen automatikisht ose me kërkesë të operatorit.

5. Ndarja me Palë të Treta

SmileSync mund t'i ndajë të dhënat vetëm në rastet e mëposhtme:

• Ofruesit e infrastrukturës — serverë cloud dhe baza të dhënash të certifikuara (p.sh. AWS / Azure) që operojnë sipas Marrëveshjeve të Përpunimit të të Dhënave (DPA)
• Shërbimet e mesazheve — për dërgimin e SMS-ve dhe email-eve të konfirmimit të takimeve
• Autoritetet ligjore — vetëm kur kërkohet nga ligji ose urdhri i gjykatës

6. Ruajtja dhe Siguria e Të Dhënave

Të dhënat ruhen në serverë brenda zonës gjeografike të BE-së ose Shqipërisë, me:

• Enkriptim gjatë transmetimit (TLS 1.2+) dhe në ruajtje (AES-256)
• Autentikim me dy faktorë (2FA) për llogaritë e operatorëve
• Kontrolle aksesi bazuar në role (vetëm stafi i autorizuar ka akses)
• Kopje rezervë ditore dhe monitorim 24/7
• Auditime periodike sigurie dhe teste depërtimi

Periudha e ruajtjes: të dhënat e pacientëve ruhen për sa kohë llogaria e klinikës është aktive, plus 30 ditë pas mbylljes për të mundësuar eksportimin. Pas kësaj periudhe fshihen përgjithmonë.

7. Të Drejtat Tuaja

Operatorët (klinikat / dentistët) kanë të drejtë:

• Qasje — të shohin çfarë të dhënash mbahen për ta
• Korrigjim — të përditësojnë informacionin e pasaktë
• Fshirje — të kërkojnë fshirjen e llogarisë dhe të dhënave të tyre ("e drejta për t'u harruar")
• Eksport — të marrin të dhënat e tyre në një format të lexueshëm (CSV / JSON)
• Kufizim — të kufizojnë përpunimin e të dhënave në raste specifike
• Ankesë — pranë autoritetit kompetent për mbrojtjen e të dhënave

Pacientët që kanë komunikuar me asistentin AI mund të kërkojnë fshirjen e bisedave të tyre duke kontaktuar klinikën ose SmileSync direkt në adresën më poshtë.

8. Cookies dhe Teknologji të Ngjashme

SmileSync përdor vetëm cookie teknike (thelbësore):

• Cookie sesioni — për të mbajtur aktive sesionin tuaj gjatë përdorimit të platformës
• Cookie CSRF — për mbrojtje kundër sulmeve cross-site

Ne nuk përdorim cookie reklamimi ose analitike të palëve të treta, përveç Google Analytics, të cilin e përdorim vetëm për të parë ecurinë e shërbimit.

9. Ndryshime në Politikë

SmileSync mund ta përditësojë këtë politikë herë pas here. Ndryshimet materiale do t'ju komunikohen:

• Me email dërguar në adresën e llogarisë suaj, të paktën 14 ditë para hyrjes në fuqi
• Me një njoftim të dukshëm brenda platformës në hyrjen tuaj të radhës

Vazhdimi i përdorimit të platformës pas datës së hyrjes në fuqi konsiderohet si pranim i politikës së përditësuar.